Documentation Mapotempo


1.5. Gestion des clients

Les Clients désignent les adresses à livrer, les points d’arrêt à récolter ou les patients à visiter.

La base de données Clients peut être alimentée de cinq façons différentes :

1.5.1. Créer un nouveau client

Pour créer un client manuellement, dérouler le menu « Clients », cliquer sur « Nouveau » Fig. 1.81.

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Fig. 1.81 Créer un client.

1.5.1.1. Section « Client »

La page « Nouveau client » s’affiche Fig. 1.82.

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Fig. 1.82 Page Nouveau client.

  1. Nom : nom du client.
  2. Voie, Complément, Code postal, Ville, Pays : saisir l’adresse du client. Le géocodage se fait automatiquement. L’adresse est positionnée sur la carte.

Note

Lors de la création d’un client sur Mapotempo Web, l’application propose les adresses les plus proches de celles entrées par l’utilisateur.

  1. Qualité du géocodage, Latitude, Longitude : Dans le cas d’un géocodage incorrect, le point peut être déplacé directement sur la carte pour le positionner à l’endroit souhaité.
  2. Numéro de téléphone : Numéro de téléphone permettant un contact direct avec le client.
  3. Commentaire : Informations nécessaires pour le travail sur place, tel qu’un digicode, une spécificité de l’endroit, etc...

1.5.1.2. Section « Visite »

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Fig. 1.83 Paramétrer la visite.

Il s’agit de renseigner les champs :
  1. Référence (facultatif) : identifiant unique issu d’un logiciel métier.
  2. Quantité (facultatif) : renseigner la quantité à livrer (à mettre en cohérence avec la Capacité du véhicule).
    • Vider véhicule (facultatif) : indiquer si cette destination est un point de vidage en cours de tournée et si oui de combien d’unités (0=complet).
    • Remplir véhicule (facultatif) : indiquer si cette destination est un point de remplissage en cours de tournée et si oui de combien d’unités (0=complet).
  3. Durée de visite (facultatif) : temps passé chez le client.

Note

La Durée de visite est définie dans le Paramétrage global. Si le champ Durée de visite est vide, la Durée de visite prise en compte est celle du Paramétrage global.

  1. Horaires (facultatif) : définir les créneaux horaires de début et de fin de visite (créneaux pris en compte lors des calculs d’optimisation). Deux plages horaires par visite peuvent être définies.
  2. Priorité (facultatif) : attribuer un niveau de priorité à une visite de -4 (visite la plus accessoire) à 4 (visite la plus primordiale). Ceci permet d’extraire les visites les moins urgentes de vos tournées et d’intégrer les visites secondaires lors d’une optimisation seulement si le temps le permet.
  3. Libellés (facultatif) : saisir un/des libellés préalablement créés (voir chapitre Créer un libellé).

Valider les informations saisies en cliquant sur le bouton « Créer Client » create_destination_button.

1.5.2. Créer un client depuis la Liste clients

Pour accéder à la page « Liste clients », dérouler le menu « Clients ». Puis cliquer sur « Liste » Fig. 1.84.

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Fig. 1.84 Accéder à la liste des clients.

Pour créer un nouveau client sur la page Liste clients, cliquer sur le bouton « Nouveau client » button_new_destinations. Le nouveau client apparaît tout à la fin du tableau des clients. Il est créé dans la ville du premier Dépôt enregistré. Le client créé peut être complété directement dans le tableau ou modifié comme décrit dans la partie Modifier un client au clic sur l’icône crayon pen_edit_button.

1.5.3. Importer une base de données clients

Afin de créer les Clients massivement, l’import par tableur est possible au format csv. Les fichiers CSV peuvent être générés à partir de tableurs Excel (Microsoft) ou Calc (OpenOffice, LibreOffice).

En cliquant sur le lien ci-dessous, vous pouvez télécharger un modèle de fichier Clients standard (avec les en-têtes de colonnes adéquates à l’import).

Modèle CSV standard

Fig. 1.85

En cliquant sur le lien ci-dessous, vous pouvez télécharger un modèle de fichier Clients Excel (avec les en-têtes de colonnes adéquates à l’import).

Modèle CSV Excel

Fig. 1.85

../_images/App-Clients-Import-template-num-full.png

Fig. 1.85 Modèle d’import CSV (virgule comme seul séparateur de champ).

Note

Seules les colonnes « Nom » et les colonnes des coordonnées géographiques (Voie/Code postal/Ville ou Latitude/Longitude) sont obligatoires.

1.5.3.1. Données importables par fichier csv

Chaque ligne du fichier csv correspond à un client. Les colonnes correspondent aux informations pertinentes pour chaque client. Chaque champ Clients correspond à une colonne du fichier modèle CSV.

1.5.3.1.1. Données obligatoires

Pour un import réussi, les données obligatoires sont le nom du client et les coordonnées géographiques (sous la forme Voie/Code postal/Ville ou sous la forme de Latitude/Longitude). Le géocodage se fait soit par l’adresse, soit par les coordonnées GPS.

1.5.3.1.2. Données optionnelles

Les données optionnelles sont des informations complémentaires concernant les clients. Elles entrent en compte dans le calcul d’optimisation. Elles concernent la tournée à laquelle est affectée le client, le client ou la visite au client.

1.5.3.1.2.1. Données Tournée
  • Tournée : nom ou référence de la tournée à laquelle le client est affecté.
  • Véhicule : nom ou référence du véhicule auquel le client est affecté.
  • Livré : indique si le client est livré durant cette tournée ou pas.
  • Type d’arrêt : qualification du point d’arrêt en visite, dépôt ou pause. La valeur par défaut est visite.
1.5.3.1.2.2. Données Clients
  • Référence client : la référence doit être unique. Elle permet la modification/mise à jour d’un client par import. En l’absence de référence, les informations sont ajoutées. Si la référence existe, les informations sont mises à jour.
  • Téléphone : numéro auquel joindre le client. Sur demande au support, l’option URL de rappel peut être activée et l’envoi de SMS paramétré.
  • Commentaire : Champ libre pour toute information importante ou secondaire concernant le client.
  • Libellés : Mot ou groupe de mots permettant le tri et le groupage dans la liste des clients et le rapprochement entre un ou des clients et les compétences d’un véhicule.
1.5.3.1.2.3. Données Visite
  • Référence visite : nom ou référence de la visite à un client.
  • Horaire début : horaire auquel commence une visite. Cet horaire peut dépasser 24h.
  • Horaire fin : horaire auquel finit une visite. Cet horaire peut dépasser 24h.
  • Libellé visite : Catégories de visites.
  • Durée visite : Durée de la visite exprimée en HH:mm:ss (heures:minutes:secondes).
  • Priorité visite : niveau de priorité de la visite compris entre -4 et 4. Si la visite est primordiale/prioritaire, attribuer 4. Si la visite est secondaire/ accessoire, attribuer -4.
  • Quantité (unité livrable) : Définir le nombre de quantités à livrer ou à récolter.
  • Opération : Choisir entre remplir (s’il s’agit d’une récolte) et vider (s’il s’agit d’une livraison).

Note

Les libellés correspondent aux compétences des véhicules.

Note

Les quantités sont déterminées par les unités livrables créées dans « Véhicules » > « Unités livrables ».

1.5.3.2. Importer un fichier clients

Pour accéder à la page « Importer des clients », dérouler le menu « Clients », puis cliquer sur « Importer » Fig. 1.86.

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Fig. 1.86 Importer des fichiers clients.

  1. Dans la section Fichier CSV, cliquer sur le bouton « Sélectionner fichier » choose_file. Puis dans les dossiers du PC, sélectionner le fichier (au format CSV) à importer. Un lien « Aide - Définition des colonnes » détaille le contenu du fichier à envoyer. Ce lien permet également de modifier les noms des champs selon les appelations internes à l’entreprise.
  2. Choisir de mettre à jour les clients (des références uniques et constantes doivent alors être présentes dans votre fichier CSV), ou de supprimer et remplacer vos clients avant import.
  3. Décocher « Supprimer anciens plans de tournée » pour conserver les anciennes tournées.
  4. Pour valider l’import, cliquer sur le bouton « Importer ».

La gestion par fichier CSV permet une visualisation et une organisation des données plus synthétiques. L’import de clients crée alors automatiquement des clients et leur visite ainsi qu’un plan de tournées selon les colonnes renseignées. Si un client doit être visité plusieurs fois, l’option « Visites multiples » (activable sur demande au support) permet à l’import de mieux organiser vos clients sans avoir de répétition à la même adresse.

Une fois le fichier reconnu et l’import validé, la base de données Clients est géocodée et la page « Liste » s’ouvre automatiquement afin de visualiser les données importées dans un tableur et sur une carte.

1.5.3.3. Aide

La rubrique d’Aide s’ouvre au clic sur « Aide - Définition des colonnes ».

Tous les champs sont explicités comme dans la partie Données importables par fichier csv.

Il est possible de modifier les noms des champs pour les faire correspondre aux champs de base de données clients existants. Au clic sur l’icône edit_field, un champ éditable s’ouvre pour y intégrer le nom de champ souhaité.

1.5.3.4. Bonnes pratiques pour l’import de fichier csv

  1. Respecter les en-têtes de colonnes du modèle Modèle CSV exemple : “libellés” est au pluriel, contrôler les accents.
  2. Renseigner les en-têtes de colonne avec des lettres minuscules dans le fichier au format csv. (comme indiqué dans le modèle d’import)
  3. Supprimer la (ou les) lignes(s) du client pour la (ou les) retirer du fichier à importer. Effacer une ligne est insuffisant, il faut sélectionner la ou (les) lignes concernée(s) et les supprimer avec la fonction suppression du tableur.
  4. Vérifier que tous les points importés disposent bien d’un nom. La cellule associée à la colonne “nom” doit être renseignée pour chacune des lignes.
  5. Importer uniquement des fichiers au format csv.
  6. Supprimer les lignes en doublon ou dupliquées.
  7. Si vous disposez de référence, choisir une référence unique pour chaque client.
  8. Fermer les logiciels utilisant le fichier csv avant de l’importer.

1.5.3.5. Corriger les erreurs d’import les plus répandues

En cas d’erreur de fichier, les messages sont assez explicites. Voici les principales raisons d’import impossible :

1.5.3.5.1. Rien à importer

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Fig. 1.87 Message rien à importer.

Les en-têtes de colonnes du fichier ne correspondent pas aux en-têtes attendues. Vérifier les en-têtes de colonnes en les comparant au modèle de fichier d’import. Faire correspondre les données et les champs.

1.5.3.5.2. Fichier invalide

../_images/invalid_file_error_message.png

Fig. 1.88 Message fichier invalide.

Deux raisons peuvent provoquer cette erreur : - Le champ « nom » n’est pas correctement rempli. Vérifier la colonne « nom ». Corriger les lignes manquantes ou erronnées. - Les coordonnées géographiques ne sont pas correctement renseignées. Renseigner les coordonnées GPS (Latitude et Longitude) OU l’adresse complète (Voie/Code Postal/Ville).

1.5.3.5.3. Fichier autre que csv

../_images/not_csv_error_message.png

Fig. 1.89 Message fichier n’est pas csv.

Tout fichier importé doit être au format csv (comma-separated value). Pour faire d’un tableur un fichier csv, enregistrer sous format CSV (séparateur virgule).

1.5.3.5.4. Echec de validation

Pour ne pas provoquer d’erreur de plage horaire :

../_images/schedules_order_error_message.png

Fig. 1.90 Erreur horaires.

  • La Plage horaire 1 doit être remplie si un début ou une fin de Plage horaire 2 est renseigné(e).
  • La fin d’une Plage horaire doit être après le début de ladite plage horaire.
../_images/priority_error_message.png

Fig. 1.91 Priorité entre -4 et 4.

La Priorité doit être comprise entre -4 et 4. Hors de cet intervalle, l’erreur apparaît. Vérifier que la colonne Priorité contient des chiffres entre -4 et 4.

../_images/quantity_number_error_message.png

Fig. 1.92 Quantité en nombre.

La Quantité doit être un nombre. Vérifier que la colonne Quantité contient des nombres.

1.5.3.5.5. Plus de tournées que de véhicules

Si le nombre de tournées importées dépasse le nombre de véhicules disponibles, l’erreur “Tentative d’importer plus de tournées que de véhicules disponibles” apparaît.

Pour régler ce problème : - Supprimer des lignes de clients, ajouter-les dans un autre import, créer un nouveau plan. Tous les clients apparaissent sur le nouveau Plan. - Supprimer les données des colonnes Tournée. Lancer l’import. Créer un nouveau Plan. Tous les clients apparaissent sur le nouveau Plan.

1.5.3.6. Importer les clients TomTom

Pour accéder à la page « Importer des clients », cliquer sur le menu « Clients », puis sélectionner « Importer » Fig. 1.93.

../_images/app-destinations-import-num-600.png

Fig. 1.93 Importer des fichiers clients.

  1. Dérouler la section TomTom en cliquant sur le menu basculant.
  2. Choisir s’il s’agit d’une mise à jour/ajout de clients ou d’un remplacement des clients présents dans l’application.
  3. Cliquer sur le bouton Importer import_button

Note

Le paramétrage de l’appareil ou des appareils TomTom dans Paramétrage global est nécessaire pour utiliser cette fonction.

1.5.4. Liste de données clients

Pour accéder à la page « Liste clients », dérouler le menu « Clients ». Puis cliquer sur « Liste » Fig. 1.94.

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Fig. 1.94 Accéder à la liste des clients.

La liste de données clients permet de visualiser dans un tableau et sur une carte, une base de données clients, c’est-à-dire, les informations saisies lors de la création client ou importées via le fichier CSV.

La liste permet de rechercher, trier, supprimer et modifier l’ensemble des informations clients : adresse, créneaux horaires, libellé…

La page suivante s’affiche Fig. 1.95.

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Fig. 1.95 Liste des clients.

  1. Titres et barre de fonction permettant le tri et la recherche des informations clients.
  2. Tableau de saisie permettant de modifier les informations clients. Ces informations sont modifiables sur la page seulement si le nombre de clients est inférieur à 300.
  3. La carte permettant de visualiser vos clients.

La « Liste clients » permet également :

  • De créer un nouveau client en cliquant sur le bouton « Nouveau client » boutonNouveauClient (voir Créer un client depuis la Liste clients).
  • De localiser un client en cliquant sur l’icône géolocalisation iconeCible en déplaçant le point sur la carte, ou en saisissant l’adresse dans la barre de saisie pour utiliser la fonction géocodage.
  • De supprimer un client du listing en cliquant sur l’icône poubelle iconeSupprimerClients (une confirmation est demandée pour valider la suppression).

La carte permet de géolocaliser les clients.

1.5.5. Modifier un client

La modification d’un client est accessible par trois chemins différents :

  • Depuis un des Plans, au clic sur l’icône crayon modify de la fenêtre popup d’un point d’arrêt de la carte. Choisir un point d’arrêt. Au clic sur ce point, une fenêtre popup s’ouvre. L’icône crayon modify se trouve en face du nom du point d’arrêt.
  • Depuis un des Plans, au clic sur l’icône crayon modify en face du nom du client dans le panneau de droite. Cliquer sur l’icône crayon modify face au client à modifier.
  • depuis la liste Clients, au clic sur l’icône crayon pen_edit_button du client souhaité.

1.5.5.1. Section « Client »

La page de modification d’un client s’ouvre Fig. 1.96.

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Fig. 1.96 Modifier un client.

  1. Nom : nom du client.
  2. Voie, Complément, Code postal, Ville, Pays : saisir l’adresse du client. Le géocodage se fait automatiquement. L’adresse est positionnée sur la carte.
  3. Qualité du géocodage, Latitude, Longitude : Dans le cas d’un géocodage incorrect, le point peut être déplacé directement sur la carte pour le positionner à l’endroit souhaité.
  4. Numéro de téléphone : Numéro de téléphone permettant un contact direct avec le client.
  5. Commentaire : Informations nécessaires pour le travail sur place, tel qu’un digicode, une spécificité de l’endroit, etc...

1.5.5.2. Section « Visite »

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Fig. 1.97 Paramétrer la visite.

Il s’agit de renseigner les champs :
  1. Référence (facultatif) : identifiant unique issu d’un logiciel métier.
  2. Quantité (facultatif) : renseigner la quantité à livrer (à mettre en cohérence avec la Capacité du véhicule).
    • Vider véhicule (facultatif) : indiquer si cette destination est un point de vidage en cours de tournée et si oui de combien d’unités (0=complet).
    • Remplir véhicule (facultatif) : indiquer si cette destination est un point de remplissage en cours de tournée et si oui de combien d’unités (0=complet).
  3. Durée de visite (facultatif) : temps passé chez le client.

Note

La Durée de visite est définie dans le Paramétrage global. Si le champ Durée de visite est vide, la Durée de visite prise en compte est celle du Paramétrage global.

  1. Horaires (facultatif) : définir les créneaux horaires de début et de fin de visite (créneaux pris en compte lors des calculs d’optimisation). Deux plages horaires par visite peuvent être définies.
  2. Priorité (facultatif) : attribuer un niveau de priorité à une visite de -4 (visite la plus accessoire) à 4 (visite la plus primordiale). Ceci permet d’extraire les visites les moins urgentes de vos tournées et d’intégrer les visites secondaires lors d’une optimisation seulement si le temps le permet.
  3. Libellés (facultatif) : saisir un/des libellés préalablement créés (voir chapitre Créer un libellé).

Validez les informations saisies en cliquant sur le bouton « Enregistrer Client » save_destination_button.

1.5.6. Exporter une base de données clients

Les clients sont exportables au format CSV pour traitement sur tableur Fig. 1.98 .

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Fig. 1.98 Exporter une base de données clients.

  • Export tableur standard : vous permet d’exporter votre base de données clients dans un tableur au format ouvert.
  • Export tableur Excel : vous permet d’exporter votre base de données clients dans une feuille Microsoft Excel.

Au clic sur une de ces deux possibilités, le fichier généré est enregistré sur le PC.

1.5.7. Supprimer un ou plusieurs clients

Les clients sont supprimables individuellement, en groupe ou en totalité.

Pour effacer toute la base de données clients, cliquer sur le menu « Clients » puis sur l’intitulé « Supprimer tous les clients ». Une confirmation est demandée, cliquer sur « Ok » pour tout effacer ou sur « Annuler » pour ne rien faire Fig. 1.99.

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Fig. 1.99 Supprimer tous les clients.

Pour supprimer un ou plusieurs clients, rendez-vous sur la Liste clients Fig. 1.100.

../_images/App-Clients-Liste-Supprimer-num-600.png

Fig. 1.100 Supprimer un ou plusieurs clients.

Il est possible de :

  1. Supprimer manuellement en cliquant sur l’icône poubelle iconeSupprimerClients tout à droite de la ligne du client à effacer.
  2. Sélectionner un (ou plusieurs) client(s) en cochant la case tout à gauche de la(des) ligne(s) client. Cliquer sur le bouton « Supprimer sélection » boutonSupprimerClients.
  3. Sélectionner tous les clients en cochant la case “tick” tick_button tout à gauche dans l’en-tête du tableau. Cliquer sur le bouton « Supprimer sélection » boutonSupprimerClients.

1.5.8. Les libellés

Les libellés sont des mots ou groupe de mots permettant :
  • Une distinction sur certains clients dans la liste et dans les tournées.
  • Un lien avec un véhicule disposant de compétence particulière.

1.5.8.1. Créer un libellé

Pour accéder à la page « Nouveau Libellé », cliquer sur le menu « Clients ». Sélectionner « Libellés », puis « Nouveau libellé ». Fig. 1.101.

../_images/app-destinations-tag-600.png

Fig. 1.101 Créer un libellé.

La page suivante s’affiche Fig. 1.102 :

../_images/app-destinations-tags-num-600.png

Fig. 1.102 Modifier un libellé.

  1. Saisir un libellé.
  2. Saisir une référence si besoin.
  3. Choisir une couleur.
  4. Attribuer une icône, définir sa taille.

Valider la saisie en cliquant sur le bouton « Créer Libellé » create_tag_button.

Note

Dans la liste clients, vous pourrez intégrer le(s) libellé(s) au client directement dans le tableau en cliquant dans la case libellé du client concerné.

Note

Pour la création d’un nouveau client, au clic dans la case libellé, les libellés existants apparaissent. Sélectionner un ou plusieurs libellés pour les attribuer au client.

Note

À la création d’un plan de tournées, sélectionner un ou plusieurs libellés pour trier les Clients, afficher seulement ces Clients et les programmer dans une tournée. Si le libellé  « A », par exemple, est sélectionné, les clients affichés sur le plan sont uniquement ceux disposant du libellé « A ». Si plusieurs libellés sont sélectionnés, par exemple « A » et « B », les clients apparaîssant sur le plan sont ceux disposant à la fois le libellés « A » et « B » (ceci exclut donc les clients aux libellés A seul ou B seul).

Note

Les libellés peuvent être générés lors de la création d’un Plan ou d’un Client, ou lors de la modification d’un Client, d’un Plan.

1.5.8.2. Modifier un libellé

Depuis la liste des Libellés, « Clients » > « Libellés », cliquer sur le bouton « Modifier » edit_button.

La page suivante s’affiche Fig. 1.103 :

../_images/app-destinations-tags-num-600.png

Fig. 1.103 Modifier un libellé.

Modifier le ou les éléments souhaités :

  1. Le nom du libellé.
  2. La référence du libellé.
  3. La couleur de l’icône.
  4. L’icône.
  5. La taille de l’icône.

Valider la saisie en cliquant sur le bouton « Enregistrer Libellé » save_tag.

1.5.8.3. Supprimer un libellé

Sur la page Liste libellés, supprimer un libellé en cliquant sur le bouton « Supprimer » destroy_button de la ligne du libellé à supprimer.

Pour supprimer plusieurs libellés en même temps, sélectionner en cochant la case à gauche des lignes des libellés à supprimer. Cliquer sur le bouton « Supprimer sélection » boutonSupprimerClients.

Pour supprimer la totalité des libellés, cliquer sur le bouton tick tick_button pour sélectionner l’ensemble des libellés. Cliquer sur le bouton « Supprimer sélection » boutonSupprimerClients.

1.5.8.4. Filtrer la Liste libellés

Au-dessus du tableau listant tous les libellés, à droite, un champ filtre les données contenues dans le tableau. Dès qu’un caractère (ou une chaîne de caractères) est entré dans le champ, le filtre s’opère et seules les données contenant le caractère (ou la chaîne de caractères) s’affichent dans le tableau.

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